Roel Jacobs

Kostenadviseur Roel helpt opdrachtgevers om bouwprojecten financieel haalbaar en betaalbaar te houden

Het idee was zo mooi: wat nu als we alle onzekere factoren in projectmanagement onder controle zouden kunnen krijgen? De GROTIK-systematiek werd in de jaren tachtig ontwikkeld om grip te krijgen op alle aspecten van een bouw- of vastgoedproject: geld, risico, organisatie, tijd, informatie en kwaliteit. Door zo veel mogelijk vast te leggen, krijg je immers vanzelf (meer) controle.

Tot zover de theorie.

Veertig jaar later wordt de methodiek nog steeds toegepast, maar is de wereld veel onvoorspelbaarder geworden. De Deense wetenschapper Bent Flyvbjerg becijferde dat het overgrote deel van de grote bouwprojecten (99,5%) te veel kost, te laat wordt opgeleverd of niet voldoet aan de verwachtingen.

Is het nog wel realistisch om vast te houden aan dit controlemiddel? Of moeten we op een andere manier leren omgaan met onzekerheden? In deze serie gaan we hierover in gesprek met Brinkers. Ze delen lessen uit de praktijk, successen en mislukkingen – om van te leren voor de toekomst.

In deze eerste aflevering komen projectmanager Housni Chaibi en kostenadviseur Roel Jacobs aan het woord, over de G van GROTIK: geld.

Wat is de traditionele visie op ‘geld’ in projectmanagement? Hoe worden kosten van oudsher geraamd en beheerd?

Housni: “Dat gebeurt altijd vrij lineair. Een budget wordt aan het begin vastgesteld, in afstemming met de opdrachtgever. Op basis daarvan maak je een plan. Als projectmanager bewaak je dat budget. Als tijdens het project blijkt dat dat niet meer toereikend is, dan ga je in gesprek met verschillende stakeholders, waaronder opdrachtgever, gebruiker, architecten en adviseurs, zodat je bij kunt sturen.”

Roel: “Die rechtlijnige aanpak werkt steeds minder goed, omdat er steeds meer onzekerheden en variabelen zijn waar je mee te maken krijgt; denk aan veranderende wet- en regelgeving, toenemende kosten en schaarste van grondstoffen en personeel. Wat we nu veel vaker doen in de vroege planfases van een project, is werken met scenario’s en alternatieven, zodat je beter kunt bijsturen. We berekenen wat er mogelijk is binnen het vastgestelde budget, maar laten ook zien welke onzekerheden er nog zijn.”

Housni: “In de traditionele aanpak zou je alle risico’s proberen mee te nemen in het budget. Dat is niet altijd meer haalbaar, er zijn te veel onzekere factoren. Daardoor kijken we nu dynamischer naar vastgoedopgaves.”

Kun je daar een voorbeeld van geven?

Roel: “Voor de gebiedsontwikkeling van een universiteitscampus hebben we een berekening gemaakt. Er was een ambitie om veel vastgoed te ontwikkelen en openbare ruimte aan te leggen. Al gauw bleek dat we mogelijk boven de wettelijke stikstofnorm zouden komen als we alles in één keer zouden doen. En dus hebben we getoetst of de beoogde fasering past binnen de wettelijke normen, of dat de bouw verspreid moest worden over een langere periode.”

Housni: “Diergaarde Blijdorp is ook een goed voorbeeld. Deze staat voor een grote uitdaging om een aantal van haar rijksmonumenten, verspreid over de Diergaarde, te restaureren en een herbestemming te geven. En de ambitie is ook dat op een duurzame, circulaire manier te doen. Dat is niet eenvoudig als het gaat om monumentale gebouwen. We hebben verschillende scenario’s uitgewerkt, van laagdrempelig en realistisch tot ambitieus; stel nou dat we echt groots mogen denken, wat zou er dan mogelijk zijn? Dat laatste scenario is er wel eentje voor de langere termijn, want dan kun je de investering uitsmeren over meerdere jaren.”

Wat zijn de belangrijkste onzekerheden als het gaat om budget? Welke krachten spelen er die beheersing van geld nu zo ingewikkeld maken?

Roel: “Veranderende wet- en regelgeving is een belangrijke factor voor alle projecten. Prijsfluctuaties van grondstoffen zijn een uitdaging. Een paar jaar geleden hadden we te maken met een grondstoffencrisis, waardoor bepaalde bouwmaterialen ineens schaarser werden en in prijs stegen. Op dit moment nemen de arbeidskosten weer enorm toe. En door toenemende eisen op het gebied van veiligheid stijgen de bouwplaatskosten. Verder zijn onzekerheden die specifiek van belang zijn voor bepaalde sectoren. Zo ondervinden woningcorporaties veel invloed van veranderingen in energiebeleid; de omslag naar aardgasvrije woningen heeft het bouwen van woningen tientallen procenten duurder gemaakt.”

Housni: “Al die onzekerheden brengen wel weer een mooie uitdaging met zich mee. Ze zorgen ervoor dat je hele andere gesprekken gaat voeren met een opdrachtgever. Het is onze taak om die onzekerheden in kaart te brengen, eerlijk en transparant te zijn over wat er mogelijk is en wat niet.”

Betekent dit dat je opdrachtgevers vaker moet teleurstellen?

Housni: “Ja en nee. Soms heb je inderdaad een lastig gesprek, als blijkt dat ambities toch niet haalbaar zijn binnen een bepaald budget. Juist dan is het belangrijk om te kijken naar wat er wél mogelijk is. Wat is een alternatief scenario? Waar hebben we nog mogelijkheden om te besparen, terwijl we de ambitie blijven respecteren?”

Roel: “Die besparingen kun je voor een deel realiseren door anders om te gaan met risicobeheersing. Traditioneel draagt de opdrachtgever vaak het risico voor een project in de ontwerpfase, de aannemer in de bouwfase. In deze onvoorspelbare markt moet je daar creatief in zijn. Dat houdt in de praktijk in dat aannemers vaak eerder worden betrokken, zodat ze ook eerder verantwoordelijkheid kunnen nemen voor de kosten. In een zogeheten bouwteam zit een aannemer al in de ontwerpfase aan tafel. Hier kan deze meedenken over de kosten en uitvoerbaarheid van een plan, maar ook over mogelijke varianten. In deze manier van werken kun je vaak veel meer voor elkaar krijgen, omdat een aannemer al proactief meedenkt over wat er wel mogelijk is. Dat zorgt voor meer vertrouwen en kortere lijntjes. Als er tijdens het bouwproject iets onverwachts gebeurt, kun je de faalkosten beperken doordat risico’s al inzichtelijk zijn gemaakt.”

Er gebeurt veel in de wereld. Hoe zorg je ervoor dat je continu op de hoogte bent van belangrijke ontwikkelingen?

Housni: “Daarvoor hebben we bij Brink het team Vernieuwen. Zij kijken continu naar wat er buiten gebeurt en wat dat betekent voor ons werk. Ze houden belangrijke trends en ontwikkelingen in de gaten, zoals geopolitieke veranderingen of wet- en regelgeving. Vervolgens delen ze die met verschillende expertises in onze organisaties, zodat zij daarop kunnen inspringen.”

Roel: “Zo proberen we continu in te spelen op veranderende omstandigheden en te kijken naar wat we wél mogelijk kunnen maken. Woningcorporaties die te maken hebben met stijgende prijzen helpen we om kosten te besparen door het creëren van schaalgrootte. Als je bouwmaterialen kunt inkopen voor meerdere bouwprojecten en zelfs meerdere opdrachtgevers tegelijkertijd, kan dat enorm schelen in de kosten. Daardoor worden sommige ambities misschien ineens toch mogelijk. Nog een voorbeeld: een paar jaar geleden hadden we te maken met een grondstoffencrisis, waarin de prijs van staal in korte tijd verdubbelde, terwijl de houtprijs licht daalde. Dat bood een mogelijkheid om in een aantal projecten circulaire ambities waar te maken.”

Samenvattend: als het gaat om kostenbeheersing (de G in GROTIK) dan is het belangrijker geworden om rekening te houden met verschillende scenario’s, aannemers in een vroeg stadium aan de overlegtafel uit te nodigen en continu een vinger aan de pols te houden en bij te sturen als dat nodig is.

Welke ontwikkelingen voorzien jullie in de toekomst om meer grip te houden op kosten?

Housni: “Circulariteit biedt kansen om de financiële haalbaarheid van projecten te vergroten. In de bouw zijn we gewend om traditioneel te ramen: je gebruikt materialen, die gaan een aantal jaren mee en vervolgens zijn ze afgeschreven. Maar als je gebruik maakt van circulaire materialen, dan heb je ook te maken met een restwaarde: een deur die je nu gebruikt, heeft over tien jaar nog steeds een waarde. Daar is wel nog een omslag voor nodig in de manier van denken, niet iedereen durft restwaarde mee te nemen in de begroting.”

Roel: “Op het gebied van kostenadvies zie je een andere verschuiving. Digitalisering maakt het mogelijk maakt om efficiënt betrouwbare prijsinformatie te vergaren. En daardoor kun je je meer richten op het bedenken van creatieve oplossingen om projecten haalbaar te houden.”

Housni: “De onvoorspelbaarheid waar we nu mee te maken hebben, zal voorlopig nog wel even aanhouden. Dat vraagt vooral om een andere manier van denken. We proberen niet alleen de beren op de weg te zien, maar vooral ook wat er wel kan, dus we zoeken samen met stakeholders, waaronder architecten en andere adviseurs, naar creatieve oplossingen.”

Rekenen aan wat wél kan
Bij Brink kijken we verder dan het budget alleen. We maken onzekerheden inzichtelijk en zoeken samen naar slimme scenario’s. Lijkt het je mooi om zo impact te maken op maatschappelijke projecten? Ontdek werken bij Brink. Bekijk onze werken-bij pagina.